В агентстві певний час зріла ідея відстежувати емоційний стан та навантаження працівників. Команда зростає, графік роботи гібридний і встежити за настроєм всіх стає дедалі складніше. Ми проводили climate surveys раз на квартал, і це опитування давало загальну картину, але хотілось розуміти поточну ситуацію, в моменті. І тому створили ми Турbotу — телеграм-бот для збору фідбеків. В цій статті розповім, як з нею відстежуємо емоційний стан команди, запобігаємо «катастрофам» та підтримуємо залученість до цього інструменту.

Як працює Турbotа

Восени 2023 ми створили Телеграм-бот, який щотижня, в п’ятницю, запитує у працівників, як ті почуваються. Незмінними є перші п’ять пунктів:

1. Емоційний стан цього тижня (Вибір серед емодзі: ☠️🥵😐😌😃)
2. Продуктивність (від 1 до 10)
3. Рівень завантаженості (від 1 до 10)
4. Чи хотів би покращити комунікацію з кимось?
5. Чи є щось, що турбує?

Ці регулярні запитання дають зрозуміти динаміку відповідей і зібрати проблеми, що назрівають в колективі. Крім того, маємо два опціональні питання — тут я збираю розгорнутий фідбек на зміни в роботі, або питаю щось загальне, наприклад, про улюблену музику, фільми чи серіали (тепер ми маємо спільний плейлист й бібліотеку з рекомендаціями кінострічок, серіалів — це зближує нас з віддаленими колегами як ще щось спільне), проведення позаробочого часу тощо. Серйозні та лайтові запитання чергую, щоб не грузити команду щоразу довгими роздумами.

Окрім цих щотижневих опитувань, працівник може в будь-який момент залишити фідбек, активувавши бота. Це класний інструмент, ми багато що пофіксили завдяки цьому. Бувають випадки, коли працівник не хоче турбувати керівника, чи не хоче особисто конфліктувати із колегою, і він пише в Турbotу: “Є така-то ситуація, я не знаю, що робити, але мені не окей”. 

Це дуже важливо в ситуаціях, коли назріває конфлікт чи проблема. Коли людина зла чи засмучена, не кожен піде напряму жалітись на життя HR, та й висловити все наболіле керівнику чи колезі напряму не кожен може. Тепер же можна відкрити бота і злити негатив. І тоді вже HR йде до причетних поспілкуватись і довколишніми шляхами розбирається в ситуації. Люди всі різні, з кимось треба говорити прямо, для когось треба більш дипломатичний підхід, та в будь-якому випадку раннє “діагностування” проблем дає вирішити їх значно легше, ніж якщо дозволити конфлікту прогресувати.

Як зберегти довіру та залучення

Тут може з’явитись питання, чи дійсно всі працівники спілкуються з ботом та чому пишуть так щиро — розповідають те, з чим не прийшли б на one-to-one. Залученість дійсно на доброму рівні, за три місяці, що працюємо з інструментом, в нього зберігається висока залученість — 75%. Бували спади до 50%, бували злети до 90%, але все ж більшість працівників проходять щотижневі опитування.

Звичайно, часом можна написати в чат: “там таке цікаве питаннячко, йдіть відповідайте обов’язково”. Тоді залученість зростає, але щоразу так мозолити очі не окей. Тож, на мою думку, працівники спілкуються з ботом через довіру до інструмента та його ефективність.

Перша причина довіри лежить у деперсоналізації інструмента. Це не фізична HR Віка, яку вихопили між співбесідами, але й не безликий бездушний робот “team climate”. Ми створили аватар анімешної дівчини, якій дали ім’я, а не назву і власний ввічливий стиль розмови. Працівники, очевидно, розуміють, що далі відповіді потрапляють до мене, але все ж відгукуються про Турbotу, наче це окрема істота, яку кожен наділяє своїми бажаними характеристиками.

До слова, спершу телеграмне дитятко хотіли назвати Валєрою, і лиш згодом прийшла ідея гри слів зі “bot”.

Інший фактор щирого спілкування — це умовна анонімність інструмента. Доступ до даних маємо лише я та технічний директор: я знаю лише відповіді та код користувача, а CTO має лише розшифровки кодів у імена користувачів. Отже, я не знаю, хто відповідає, а він не знає, що саме відповідають, і лише у виключних випадках я прошу його показати, що за людина з конкретним кодом.

Наприклад, якщо хтось оцінить емоційний стан на “☠️”, ми можемо дізнатись, кого пора рятувати. Але, якщо працівник хоче “пєчєніє і кокаколу” (це реальний фідбек), вони просто з’являться на офісній кухні, без розслідувань.

Водночас самої лише анонімності мало, аби люди приділяли тому час і увагу. Тож я регулярно, раз на квартал, презентую зміни, які відбулись завдяки фідбекам. Звичайно, тут не йдеться про переказ всіх пліток, а про більш вагомі й очевидні для команд речі — перестановка столів у офісі, прохання передати проєкт іншій команді чи пропозиції влаштувати корпоративний тренінг із тактмеду. Працівники бачать свої відповіді на презентації, бачать, що зроблено по факту і надалі продовжують взаємодіяти з ботом, тому що це має сенс і приносить зміни.

Як Турbotа допомогла працівникам

Розгляньмо, які питання допомагає вирішити автоматизований збір фідбеків. Тут йтиметься про негативні ситуації та випадки, а в розділі нижче обговоримо позитивні фідбеки.

Вигоряння

Турbotа не оцінює реальну продуктивність та навантаження працівників, для цього є таск-менеджер і дашборди, що збирають дані по проєктах. Об’єктивно людина може працювати як зазвичай, але відчувати, що не стягує і скоро закінчиться. Тому ми й відстежуємо ставлення працівника до себе і ситуації, аби помітити симптоми вигоряння до того, як ті почнуть впливати на продуктивність. 

Буває, що працівники чесно сигналізували в Турbotу “я вже всьо”. Це привід підключитись, дізнатись причини й знайти вихід із ситуації. Дехто одразу заявляє, які проєкти їх турбують, це ще краще допомагає розв’язати проблему.

А часом ознаки нездорового стану приховані в поступовому зниженні оцінки власної продуктивності та збільшенні оцінки навантаження. Тут вже треба вміти розрізнити й вчасно запросити на one-to-one, поки людина не згоріла.

Конфлікти

Рідко, але все ж бувають конфлікти, які потребують втручання. Зазвичай йдеться про банальні непорозуміння, адже ми всі дорослі люди, які працюють разом і не чинять одне одному шкоди зумисно. 

Наприклад, було таке, що людина писала про колегу, який надто агресивно поводиться. Виявилось, що той був перенавантажений, накручений і часом не тримає себе в руках. Ситуацію виправили, відклавши частину задач і розподіливши найпріорітетніші — всі працюють у нормальному темпі й не конфліктують.

Покращення

Найбільша категорія фідбеків — це ідеї, що б покращити та реакції на зміни в роботі (які я окремо запитую в додаткових питаннях). Наприклад, після переїзду в новий офіс працівники накидали ідей щодо його облаштування. А в щомісячних воркшопах стали робити перерви, бо такий був запит.

Із інших лайтових кейсів — зміна плейлиста, що грав у офісі. Один із колег, коли працює в офісі, самовисувається відповідальним за музику і включає фон для всієї команди. В офісі грає Ріана чи Бейонсе, і навіть ті, хто зазвичай слухає метал, спокійно працювали під ці треки, але надійшла пропозиція змінити плейлист

Провели опитування в тій же Турbotі, люди накидали своїх треків, і тепер маємо свій плейлист для роботи.

Також завдяки опитуванням в Турbotі ми покращили навчальну програму з англійської мови, щоби співробітники продовжували відвідувати уроки. Зібрали фідбеки, передали тічеру, той пішов у творчу відпустку з якою вернувся із новою програмою — більше мовлення, менше граматики, цікаві квізи під кінець кожного заняття. Всі задоволені, дві третини команди прокачують свою англійську.

Позитив

Після попередніх кейсів може здатись, що Турbotа лише в проблемних ситуаціях помічна, та це не так. Ми збираємо багато позитивних фідбеків. Наприклад, коли на річному воркшопі презентували плани й вектори розвитку на наступний рік, в Турbotі були відповіді, що класно бути в компанії, яка чітко визначає свої цілі і рухається на міжнародний рівень.

Часом люди передають приємні слова колегам в запитанні про покращення комунікації. А під новий рік провели окреме опитування про те, хто із колег найбільше підтримував протягом року й зібрали неймовірні привітання:

Та й сама Турbotа як інструмент (чи радше окрема сутність) отримує позитивні відгуки про себе.

Висновки

Звичайно, бот — не єдиний інструмент, за яким можна відстежувати процеси в команді. Ми бачимо, як працівники закривають задачі в таск-менеджері; ми бачимо проведений за роботою час у тайм-трекері; ми проводимо climate survey для розуміння цілісної картини. Але бот дозволяє тримати руку на пульсі й оперативно реагувати, де це потрібно.

Збираючи позитивний фідбек, ми розуміємо, що це все працює як слід. Але збираючи негативні фідбеки, ми розуміємо, що і Турbotа працює, їй довіряють та використовують за призначенням. Збираючи негативні фідбеки ми ловимо проблеми “на підльоті”, до того, як дрібне роздратування переросте у конфлікт, а легка втома у вигоряння. Нам важливі наші співробітники тому, ми проявляємо до них свою Турbotу 🙂

FAQ: поширені питання про Турbotу

Що таке Турbotа?

Турbotа — це Telegram-бот для регулярного збору фідбеків від працівників newage. Він допомагає відстежувати емоційний стан, продуктивність, навантаження та проблеми в команді.

Які питання ставить бот працівникам?

Щотижня Турbotа запитує про емоційний стан, рівень продуктивності та завантаженості, потребу покращити комунікацію з колегами й наявність ситуацій, які турбують працівника.

Як Турbotа допомагає запобігати вигорянню?

Бот дозволяє помітити погіршення самопочуття ще до того, як воно почне впливати на роботу. Зниження оцінки продуктивності, зростання відчуття навантаження або прямий негативний фідбек стають сигналом для розмови та підтримки.

Чи є відповіді в Турbotі анонімними?

Відповіді є умовно анонімними. HR бачить фідбек і код користувача, а технічний директор має доступ до відповідності кодів іменам. Особу працівника розкривають лише у виняткових ситуаціях, коли потрібне термінове втручання.

Як підтримувати залученість працівників до опитувань?

Важливо не лише збирати фідбек, а й показувати, які зміни відбулися завдяки відповідям команди. Коли працівники бачать реальні результати, вони більше довіряють інструменту та продовжують ним користуватися.